VĂN HÓA CÔNG TY CP QUỐC TẾ TIC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------------
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ - TIC
VĂN HÓA CÔNG TY
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------------
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ - TIC
VĂN HÓA CÔNG TY
I. GIỚI THIỆU CHUNG
Công ty Cổ phần quốc tế - TIC (TIC) được thành lập bởi các sáng lập viên và đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực xuất khẩu lao động tại các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Thương mại Hà Nội – Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, chính thức ra đời vào ngày 18/5/2011; Tên giao dịch: TIC-INTERNATIONAL JOINT STOCK COMPANY; Địa chỉ trụ sở chính tại: NV1-3, số 173 Xuân Thủy, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, với sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ cán bộ nhân viên, học viên, cộng tác viên và đối tác… Công ty đã đạt nhiều thành tựu to lớn và không ngừng lớn mạnh, hoàn thành sứ mệnh đối với khách hàng, đóng góp đáng kể cho ngành xuất khẩu lao động và xã hội Việt Nam.
Với những thành tích đạt được, TIC đã vinh dự đón nhận nhiều Bằng khen cho cá nhân Lãnh đạo và tập thể xuất sắc của các Cơ quan quản lý Nhà nước, đặc biệt năm 2017 Hiệp hội xuất khẩu lao động Việt Nam đã cấp giấy chứng nhận xếp hạng doanh nghiệp 5 sao cho Công ty Cổ phần quốc tế - TIC.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, với sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ cán bộ nhân viên, học viên, cộng tác viên và đối tác… Công ty đã đạt nhiều thành tựu to lớn và không ngừng lớn mạnh, hoàn thành sứ mệnh đối với khách hàng, đóng góp đáng kể cho ngành xuất khẩu lao động và xã hội Việt Nam.
Với những thành tích đạt được, TIC đã vinh dự đón nhận nhiều Bằng khen cho cá nhân Lãnh đạo và tập thể xuất sắc của các Cơ quan quản lý Nhà nước, đặc biệt năm 2017 Hiệp hội xuất khẩu lao động Việt Nam đã cấp giấy chứng nhận xếp hạng doanh nghiệp 5 sao cho Công ty Cổ phần quốc tế - TIC.
II. TẦM NHÌN, SỨ MỆNH, KHẨU HIỆU VÀ TRIẾT LÝ KINH DOANH
Tầm nhìn.
Với vị trí hiện tại là một trong những công ty đứng đầu trong lĩnh vực đưa người lao động đi làm việc có thời hạn tại nước ngoài, đặc biệt là ở hai thị trường Nhật Bản và Đài Loan. Ngoài ra, TIC còn hoạt động trên phạm vi tư vấn du học, du lịch và một số lĩnh vực kinh doanh khác.
TIC phấn đấu sẽ trở thành một doanh nghiệp có trình độ quản trị tiên tiến, cơ sở vật chất và phương thức làm việc chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Xuất khẩu lao động.
Trong tương lai sẽ trở thành doanh nghiệp Việt Nam đứng đầu trong lĩnh vực Xuất khẩu lao động, có uy tín hàng đầu trên thị trường Xuất khẩu lao động quốc tế, đồng thời mở rộng, phát triển kinh doanh những lĩnh vực mà Công ty có lợi thế.
Sứ mệnh.Đào tạo và cung cấp nguồn lao động chất lượng cao cho khách hàng với sự hoàn thiện về năng lực và trình độ ngày một nâng cao của từng cán bộ nhân viên trong công ty. Khai thác, phát triển nhiều lĩnh vực kinh doanh thương mại mới cùng với việc phát triển thị trường du lịch tiềm năng nội địa và quốc tế.
Khẩu hiệu.“ TIC VÌ SỰ PHÁT TRIỂN TƯƠNG LAI”
Triết lý kinh doanh.
Người lao động là “Trung tâm”. Vấn đề quyền lợi của Người lao động luôn luôn được được đặt lên trên vấn đề lợi nhuận.
Liên tục đổi mới, sáng tạo, phát huy năng lực con người kết hợp với sử dụng công nghệ hiện đại.
Coi trọng đào tạo phát triển nguồn nhân lực, xác định nhân lực là chìa khóa của thành công. Luôn đảm bảo mọi CBNV đều được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ để hoàn thành tốt công việc.
Luôn thể hiện sự chân thành, quan tâm, lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt chính xác sự mong đợi của khách hàng, từ đó có những sản phẩm dịch vụ phù hợp, đáp ứng kịp thời những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Trong mọi công việc, mỗi một cá nhân cần ý thức cải tiến liên tục dù là nhỏ nhất để đạt được kết quả cao hơn.
Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững phải có trách nhiệm với xã hội và môi trường.
Với vị trí hiện tại là một trong những công ty đứng đầu trong lĩnh vực đưa người lao động đi làm việc có thời hạn tại nước ngoài, đặc biệt là ở hai thị trường Nhật Bản và Đài Loan. Ngoài ra, TIC còn hoạt động trên phạm vi tư vấn du học, du lịch và một số lĩnh vực kinh doanh khác.
TIC phấn đấu sẽ trở thành một doanh nghiệp có trình độ quản trị tiên tiến, cơ sở vật chất và phương thức làm việc chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Xuất khẩu lao động.
Trong tương lai sẽ trở thành doanh nghiệp Việt Nam đứng đầu trong lĩnh vực Xuất khẩu lao động, có uy tín hàng đầu trên thị trường Xuất khẩu lao động quốc tế, đồng thời mở rộng, phát triển kinh doanh những lĩnh vực mà Công ty có lợi thế.
Sứ mệnh.Đào tạo và cung cấp nguồn lao động chất lượng cao cho khách hàng với sự hoàn thiện về năng lực và trình độ ngày một nâng cao của từng cán bộ nhân viên trong công ty. Khai thác, phát triển nhiều lĩnh vực kinh doanh thương mại mới cùng với việc phát triển thị trường du lịch tiềm năng nội địa và quốc tế.
Khẩu hiệu.“ TIC VÌ SỰ PHÁT TRIỂN TƯƠNG LAI”
Triết lý kinh doanh.
Người lao động là “Trung tâm”. Vấn đề quyền lợi của Người lao động luôn luôn được được đặt lên trên vấn đề lợi nhuận.
Liên tục đổi mới, sáng tạo, phát huy năng lực con người kết hợp với sử dụng công nghệ hiện đại.
Coi trọng đào tạo phát triển nguồn nhân lực, xác định nhân lực là chìa khóa của thành công. Luôn đảm bảo mọi CBNV đều được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ để hoàn thành tốt công việc.
Luôn thể hiện sự chân thành, quan tâm, lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt chính xác sự mong đợi của khách hàng, từ đó có những sản phẩm dịch vụ phù hợp, đáp ứng kịp thời những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Trong mọi công việc, mỗi một cá nhân cần ý thức cải tiến liên tục dù là nhỏ nhất để đạt được kết quả cao hơn.
Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững phải có trách nhiệm với xã hội và môi trường.
III. HỆ TƯ TƯỞNG GIÁ TRỊ CỐT LÕI
Chất lượng và Uy tín.TIC luôn coi “chất lượng” và “uy tín” là giá trị cốt lõi của mình với mục tiêu xây dựng niềm tin, uy tín đối với khách hàng bằng chất lượng dịch vụ, sự trung thực và tinh thần trách nhiệm cao. TIC coi chất lượng là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu, sự tin tưởng và mong muốn của khách hàng.
Tận tâm, Chuyên nghiệp và Trí tuệ.TIC mong muốn toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty với trình độ và trí tuệ
của mình sẽ luôn phấn đấu không ngừng để làm việc theo các tiêu chí:
Hết lòng mang đến dịch vụ tốt nhất, thân thiện nhất với khách hàng, nhiệt huyết với công việc.
Nhanh nhẹn, chính xác, sáng tạo trong công việc, biết tuân thủ các nguyên tắc đã đề ra.
Có kiến thức chuyên môn sâu rộng, ổn định trong công việc ở cường độ và chất lượng cao, đáng tin cậy.
Tư duy tích cực trước những khó khăn.3. Hợp tác và Chia sẻ.
Công ty cổ phần quốc tế - TIC mong muốn cán bộ nhân viên của Công ty luôn nêu cao tinh thần đoàn kết, phát huy trí tuệ tập thể, đồng tâm phấn đấu vì sự nghiệp phát triển chung, chống lại mọi biểu hiện tiêu cực làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và hình ảnh của Công ty.
Hợp tác trên tinh thần trung thực, công bằng, sẵn sàng chia sẻ, gắn bó chặt chẽ với nhau để giải quyết công việc, cùng nhau phát triển, cùng nhau hành động vì sự thành công và phát triển không ngừng của TIC.
Tận tâm, Chuyên nghiệp và Trí tuệ.TIC mong muốn toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty với trình độ và trí tuệ
của mình sẽ luôn phấn đấu không ngừng để làm việc theo các tiêu chí:
Hết lòng mang đến dịch vụ tốt nhất, thân thiện nhất với khách hàng, nhiệt huyết với công việc.
Nhanh nhẹn, chính xác, sáng tạo trong công việc, biết tuân thủ các nguyên tắc đã đề ra.
Có kiến thức chuyên môn sâu rộng, ổn định trong công việc ở cường độ và chất lượng cao, đáng tin cậy.
Tư duy tích cực trước những khó khăn.3. Hợp tác và Chia sẻ.
Công ty cổ phần quốc tế - TIC mong muốn cán bộ nhân viên của Công ty luôn nêu cao tinh thần đoàn kết, phát huy trí tuệ tập thể, đồng tâm phấn đấu vì sự nghiệp phát triển chung, chống lại mọi biểu hiện tiêu cực làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và hình ảnh của Công ty.
Hợp tác trên tinh thần trung thực, công bằng, sẵn sàng chia sẻ, gắn bó chặt chẽ với nhau để giải quyết công việc, cùng nhau phát triển, cùng nhau hành động vì sự thành công và phát triển không ngừng của TIC.
IV. THỰC HÀNH VĂN HÓA TRONG CÔNG TY
VĂN HÓA TRONG GIAO TIẾP, CHÀO HỎI.
Cách chào hỏi.
Đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng.
Giữ tư thế lưng thẳng, cúi đầu chào.
Mỉm cười thể hiện sự thiện chí sau khi chào hỏi.
Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc cúi đầu thể hiện sự chào hỏi đối tượng.
Đối tượng, cách chào hỏi và thời điểm chào:
Đối với các đối tác: đứng nghiêm cúi đầu kèm theo lời chào (chào bằng ngoại ngữ nếu là người nước ngoài).Khi khách hàng đến: “ Xin chào Ông/ Bà/ Anh/ Chị”
Cúi đầu, cười và chào khi khách hàng về (chào bằng ngoại ngữ nếu là người nước ngoài).
Đối với cấp trên:
“ Chào Anh/Chị”
Khi gặp lãnh đạo, nhân viên phải chào trước, thể hiện sự kính trọng, lễ phép.
Lãnh đạo cũng đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện, có thể gật đầu mỉm cười đáp lại.
Đối với đồng nghiệp:“ Chào Anh/Chị”
• Chào hỏi đồng nghiệp đầu giờ làm việc buổi sáng.
• Người ít tuổi chào người lớn tuổi trước.
• Các cán bộ nhân viên khi gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, đúng mực.
• Quan tâm thăm hỏi với đồng nghiệp lúc ốm đau, hoạn nạn, chia sẻ niềm vui, nỗi buồn trong cuộc sống.
Thứ tự ưu tiên chào:Nhân viên chào cấp trên trước, cấp trên chào lại khi được chào.
Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước
Cách bắt tay.
Dùng một tay và chủ yếu dùng tay phải để bắt.
Khi bắt tay mắt nhìn thẳng vào mắt của người đối diện (tránh nhìn thằng vào mắt người đối diện nếu người đó là những nhà lãnh đạo cấp cao như Chủ tịch nước hay người đứng đầu cộng đồng tôn giáo,v.v).
Bắt tay với tư thế bình đẳng, đứng thẳng người, hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau. Chỉ nên siết nhẹ biểu hiện sự nồng ấm, thân thiết.
Bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn. Khi ở vị trí xã hội thấp, cần chờ đối tác chủ động bắt tay trước.
Không cúi lưng hay cầm lấy cả hai tay của người đối diện khi bắt tay.
Không tỏ thái độ khúm núm, cong gập người quá độ dù đối tượng quan trọng tới mức nào.
Không bắt tay quá lâu, lắc mạnh, lắc nhiều lần kèm theo tiếng cười nói to tiếng hay là giơ cả hai tay.
Đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng.
Giữ tư thế lưng thẳng, cúi đầu chào.
Mỉm cười thể hiện sự thiện chí sau khi chào hỏi.
Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần cười hoặc cúi đầu thể hiện sự chào hỏi đối tượng.
Đối tượng, cách chào hỏi và thời điểm chào:
Đối với các đối tác: đứng nghiêm cúi đầu kèm theo lời chào (chào bằng ngoại ngữ nếu là người nước ngoài).Khi khách hàng đến: “ Xin chào Ông/ Bà/ Anh/ Chị”
Cúi đầu, cười và chào khi khách hàng về (chào bằng ngoại ngữ nếu là người nước ngoài).
Đối với cấp trên:
“ Chào Anh/Chị”
Khi gặp lãnh đạo, nhân viên phải chào trước, thể hiện sự kính trọng, lễ phép.
Lãnh đạo cũng đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện, có thể gật đầu mỉm cười đáp lại.
Đối với đồng nghiệp:“ Chào Anh/Chị”
• Chào hỏi đồng nghiệp đầu giờ làm việc buổi sáng.
• Người ít tuổi chào người lớn tuổi trước.
• Các cán bộ nhân viên khi gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, đúng mực.
• Quan tâm thăm hỏi với đồng nghiệp lúc ốm đau, hoạn nạn, chia sẻ niềm vui, nỗi buồn trong cuộc sống.
Thứ tự ưu tiên chào:Nhân viên chào cấp trên trước, cấp trên chào lại khi được chào.
Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước
Cách bắt tay.
Dùng một tay và chủ yếu dùng tay phải để bắt.
Khi bắt tay mắt nhìn thẳng vào mắt của người đối diện (tránh nhìn thằng vào mắt người đối diện nếu người đó là những nhà lãnh đạo cấp cao như Chủ tịch nước hay người đứng đầu cộng đồng tôn giáo,v.v).
Bắt tay với tư thế bình đẳng, đứng thẳng người, hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau. Chỉ nên siết nhẹ biểu hiện sự nồng ấm, thân thiết.
Bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn. Khi ở vị trí xã hội thấp, cần chờ đối tác chủ động bắt tay trước.
Không cúi lưng hay cầm lấy cả hai tay của người đối diện khi bắt tay.
Không tỏ thái độ khúm núm, cong gập người quá độ dù đối tượng quan trọng tới mức nào.
Không bắt tay quá lâu, lắc mạnh, lắc nhiều lần kèm theo tiếng cười nói to tiếng hay là giơ cả hai tay.
VĂN HÓA TRONG GIỚI THIỆU VÀ TỰ GIỚI THIỆU
Giới thiệu.
Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao.
Giới thiệu tên kèm theo chức vụ.
Giới thiệu người trong cơ quan trước với đối tác hoặc người mới đến (ưu tiên giới thiệu theo chức vụ).
Tự giới thiệu:
Với đối tác, giới thiệu ngắn gọn về tên của mình và bộ phận mình đang làm việc tại công ty.
Tránh rườm rà.
Giữ thái độ lịch sự, khiêm nhường khi giới thiệu.
Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao.
Giới thiệu tên kèm theo chức vụ.
Giới thiệu người trong cơ quan trước với đối tác hoặc người mới đến (ưu tiên giới thiệu theo chức vụ).
Tự giới thiệu:
Với đối tác, giới thiệu ngắn gọn về tên của mình và bộ phận mình đang làm việc tại công ty.
Tránh rườm rà.
Giữ thái độ lịch sự, khiêm nhường khi giới thiệu.
VĂN HÓA GIAO TIẾP NỘI BỘ CÔNG TY:
Các Cán bộ nhân viên trong công ty cần giữ được và phát huy những nét văn hóa:
Tôn trọng, chân thành, lắng nghe và chia sẻ.
Sống phép tắc, lễ phép với người trên, bao dung với người dưới.
Nhân ái, yêu thương và sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp gặp khó khăn.
Trung thực không nói hai lời với đồng nghiệp.
Không nói xấu, phê bình, nhận xét sau lưng ai.
Khi phê bình và nhận xét chỉ nói về việc cụ thể mà không suy diễn, nói người cụ thể mà không nói cộng đồng, chỉ nói công việc sự kiện mà không nói nhân cách con người.
Diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu và truyền cảm.
Sử dụng từ ngữ đơn giản, rõ ràng, chính xác, hợp với đối tượng và nội dung đang trao đổi tránh dùng từ ngữ trừu tượng, những từ ngữ dễ gây hiểu lầm hoặc quá chuyên môn.
Không nên lặp lại các sự kiện cùng một giọng điệu, không nên nói nuốt lời, không nên nói khi đang ăn, đang nhai kẹo cao su hoặc đang hút thuốc.
Xưng bằng tôi để diễn tả ý kiến của mình.
Tránh cắt ngang người khác hoặc gây sự hài hước thái quá khiến người khác bực mình.
Tôn trọng, chân thành, lắng nghe và chia sẻ.
Sống phép tắc, lễ phép với người trên, bao dung với người dưới.
Nhân ái, yêu thương và sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp gặp khó khăn.
Trung thực không nói hai lời với đồng nghiệp.
Không nói xấu, phê bình, nhận xét sau lưng ai.
Khi phê bình và nhận xét chỉ nói về việc cụ thể mà không suy diễn, nói người cụ thể mà không nói cộng đồng, chỉ nói công việc sự kiện mà không nói nhân cách con người.
Diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu và truyền cảm.
Sử dụng từ ngữ đơn giản, rõ ràng, chính xác, hợp với đối tượng và nội dung đang trao đổi tránh dùng từ ngữ trừu tượng, những từ ngữ dễ gây hiểu lầm hoặc quá chuyên môn.
Không nên lặp lại các sự kiện cùng một giọng điệu, không nên nói nuốt lời, không nên nói khi đang ăn, đang nhai kẹo cao su hoặc đang hút thuốc.
Xưng bằng tôi để diễn tả ý kiến của mình.
Tránh cắt ngang người khác hoặc gây sự hài hước thái quá khiến người khác bực mình.
VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI KHÁCH HÀNG, ĐỐI TÁC
Chào hỏi khách hàng trước và chủ động giúp đỡ (cả khi khách hàng không phải đến gặp mình).
Mở cửa đón khách, mỉm cười chào khách và lễ phép hỏi về mục đích của
Khách đến thăm, làm việc về công việc công ty đều được các bộ phận có trách nhiệm chào hỏi, hướng dẫn tận tình và được tiếp tại phòng khách của công ty.
Thái độ của người tiếp khách (trực tiếp hoặc qua điện thoại) đều phải lịch sự niềm nở, chu đáo, lắng nghe, tận tình đáp ứng các yêu cầu chính đáng hoặc từ chối khéo léo các yêu cầu không chính đáng của họ.
Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ.
Giao tiếp với thái độ ân cần, gần gũi, biểu hiện sự thân thiện.
Đảm bảo rằng đang sẵn sàng và luôn sẵn sàng mọi lúc.
Tôn trọng khách hàng, đối tác.
Nhanh chóng giải quyết thắc mắc, than phiền của khách hàng, đối tác nhằm. phục vụ một cách hữu hiệu nhất.
Giao lưu cởi mở với khách hàng, đối tác trong quyền hạn, sẵn sàng chấp nhận các đề nghị và những ý tưởng cải tiến hợp lý của khách hàng, đối tác.
Biết lắng nghe, cố gắng hiểu được khách hàng, đối tác để có thể đưa ra những các diễn đạt phù hợp với khả năng chú ý của họ.
Trong giao tiếp với khách hàng, đối tác phải đảm bảo thái độ tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp, không nói xấu tổ chức, cấp trên và đồng nghiệp.
Thực hiện đúng cam kết với khách hàng.
Mở cửa đón khách, mỉm cười chào khách và lễ phép hỏi về mục đích của
Khách đến thăm, làm việc về công việc công ty đều được các bộ phận có trách nhiệm chào hỏi, hướng dẫn tận tình và được tiếp tại phòng khách của công ty.
Thái độ của người tiếp khách (trực tiếp hoặc qua điện thoại) đều phải lịch sự niềm nở, chu đáo, lắng nghe, tận tình đáp ứng các yêu cầu chính đáng hoặc từ chối khéo léo các yêu cầu không chính đáng của họ.
Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ.
Giao tiếp với thái độ ân cần, gần gũi, biểu hiện sự thân thiện.
Đảm bảo rằng đang sẵn sàng và luôn sẵn sàng mọi lúc.
Tôn trọng khách hàng, đối tác.
Nhanh chóng giải quyết thắc mắc, than phiền của khách hàng, đối tác nhằm. phục vụ một cách hữu hiệu nhất.
Giao lưu cởi mở với khách hàng, đối tác trong quyền hạn, sẵn sàng chấp nhận các đề nghị và những ý tưởng cải tiến hợp lý của khách hàng, đối tác.
Biết lắng nghe, cố gắng hiểu được khách hàng, đối tác để có thể đưa ra những các diễn đạt phù hợp với khả năng chú ý của họ.
Trong giao tiếp với khách hàng, đối tác phải đảm bảo thái độ tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp, không nói xấu tổ chức, cấp trên và đồng nghiệp.
Thực hiện đúng cam kết với khách hàng.
VĂN HÓA TRONG LÀM VIỆC
Đối với nơi làm việc của cá nhân.
Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ.
Sắp xếp các thiết bị phục vụ công việc vật dụng cá nhân gọn gàng, khoa học.
Tài liệu phải được xếp lại ngay ngắn, ghế ngồi phải cho vào gầm bàn khi rời khỏi nơi làm việc.
Giữ gìn, bảo quản tốt các thiết bị phục vụ công việc như: máy tính, máy in, máy scan, điện thoại, máy fax, máy photo, bàn ghế,v.v.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm các thiết bị tiêu thụ năng lượng như: máy điều hòa, quạt điện chiếu sáng, nước sạch, nước uống.
Bỏ rác vào thùng rác.
Đối với môi trường làm việc chung.
Không vứt rác bừa bãi, thu nhặt rác trên lối đi văn phòng.
Không hút thuốc trong phòng làm việc chung, phòng họp và các khu vực có
biển “Không hút thuốc”.
Không ăn quà vặt tại nơi làm việc.
Không tụ tập, tán gẫu, trò truyện ồn ào gây ảnh hưởng đến người xung quanh.
Không nói tục, kể chuyện cười tục tĩu tại nơi làm việc.
Luôn ý thức phòng tránh những hành vi, hiện tượng có thể cháy nổ.
Chủ động giữ gìn công sở xanh, sạch, đẹp. Liên hệ với bộ phận có trách nhiệm để kịp thời xử lý những vấn đề có liên quan tới vệ sinh chung của công ty.
Nhắc nhở mọi người có ý thức giữ gìn vệ sinh chung.
Trang phục.
Cán bộ nhân viên mặc đồng phục của Công ty trong thời gian làm việc và trong khi giao dịch công tác.
Mặc trang phục gọn gàng, sạch sẽ, bảo quản giữ gìn trang phục được cấp phát.
Đối với nam giới:+ Tóc không được che hết khuôn mặt, che hết tai
+ Tóc không được phủ hết cổ áo
+ Râu và ria mép cần được tỉa gọn gàng
+ Đồng phục gọn gàng, sạch sẽ, phẳng nếp
Đối với nữ giới:+ Tóc không được che hết khuôn mặt
+ Kiểu tóc gọn gàng
+ Đồng phục gọn gàng, phẳng nếp, sạch sẽ
+ Trang điểm nhẹ nhàng
Tác phong.
Tác phong giao tiếp, ứng xử văn minh, lịch sự.
Tư thế đi đứng đàng hoàng, đĩnh đạc, không vội vàng, hấp tấp nhưng cũng không quá chậm chạp.
Nói năng từ tốn, khiêm nhường.
Không để tay trong túi quần trong quá trình giao tiếp.
Trình các giấy tờ lên cấp trên phải đưa bằng hai tay. Cảm ơn cấp trên sau khi nhận ý kiến xem xét, phê duyệt.
Nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ.
Đi lại đóng cửa nhẹ nhàng tránh gây tiếng ồn: Gõ cửa nhẹ nhàng khi vào phòng làm việc.
Khi đi lại trong công ty, không khoác vai, nắm tay nhau, nhìn chằm chằm vàoai hoặc chỉ trỏ vào phòng làm việc.
Gặp chỗ chật chội phải nhường bước, nếu muốn vượt lên phải xin phép.
Nhường đường cho cấp trên và khách: Mỉm cười và cúi đầu chào khi gặp khách.
Không dựa vào tường hay bất kỳ vật gì khi nói chuyện.
Khi làm việc.
Đi làm đúng giờ.
Khi đi làm và tan ca phải dập thẻ, không được dập thẻ hộ.
Chào hỏi mọi người khi đến chỗ làm.
Gửi xe trước khi di chuyển tới địa điểm dập thẻ.
Không ăn sáng hoặc ăn quà vặt trong giờ làm việc.
Liên lạc trước với cán bộ quản lý khi vắng mặt hoặc đi làm muộn.
Không rời chỗ làm việc trong thời gian làm việc trừ trường hợp phải đi giao dịch, công tác trong trường hợp cần thiết.
Không truy cập máy tính của người khác khi chưa được sự đồng ý của chủ nhân.
Không chơi trò chơi điện tử, nghe nhạc trong giờ làm việc. Tuyệt đối không xem các trang web không lành mạnh trên Internet.
Tỏ thái độ không vui vẻ, không biểu lộ vấn đề cá nhân khi làm việc.
Tắt hết thiết bị điện và đặt các thiết bị an toàn vào đúng chỗ quy định.
Chào tạm biệt khi rời khỏi văn phòng.
Trong công việc.
Tuyệt đối phục tùng mệnh lệnh của cấp trên.
Báo cáo, làm rõ kịp thời các thông tin yêu cầu của ban giám đốc, ban kiểm soát.
Cuối giờ ngày hôm trước hoặc đầu giờ ngày kê tiếp, mỗi người lập lịch làm việc trong ngày theo thứ tự thời gian và mức độ ưu tiên.
Thực hiện nghiêm túc và tự giác nội quy, quy định của Công ty.
Nhắc nhở, lôi kéo, thuyết phục người khác cùng thực hiện nội quy, quy định của Công ty.
Nộp báo cáo định kỳ, đột xuất đúng thời gian quy định, đảm bảo chất lượng nội dung và hình thức.
Có ý thức trách nhiệm trong công việc hỗ trợ, phối kết hợp với các cá nhân và
đơn vị khác, mảng khác thực hiện công việc.
Phụ trách đơn vị gương mẫu trong việc thực hiện văn hóa Công ty.
Phê bình, góp ý với cấp dưới, với đồng nghiệp cần tế nhị, có tính chất xây dựng và đúng lúc, đúng chỗ.
Luôn có tinh thần hợp tác và giúp đỡ hết mình cho đồng nghiệp.
Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ.
Sắp xếp các thiết bị phục vụ công việc vật dụng cá nhân gọn gàng, khoa học.
Tài liệu phải được xếp lại ngay ngắn, ghế ngồi phải cho vào gầm bàn khi rời khỏi nơi làm việc.
Giữ gìn, bảo quản tốt các thiết bị phục vụ công việc như: máy tính, máy in, máy scan, điện thoại, máy fax, máy photo, bàn ghế,v.v.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm các thiết bị tiêu thụ năng lượng như: máy điều hòa, quạt điện chiếu sáng, nước sạch, nước uống.
Bỏ rác vào thùng rác.
Đối với môi trường làm việc chung.
Không vứt rác bừa bãi, thu nhặt rác trên lối đi văn phòng.
Không hút thuốc trong phòng làm việc chung, phòng họp và các khu vực có
biển “Không hút thuốc”.
Không ăn quà vặt tại nơi làm việc.
Không tụ tập, tán gẫu, trò truyện ồn ào gây ảnh hưởng đến người xung quanh.
Không nói tục, kể chuyện cười tục tĩu tại nơi làm việc.
Luôn ý thức phòng tránh những hành vi, hiện tượng có thể cháy nổ.
Chủ động giữ gìn công sở xanh, sạch, đẹp. Liên hệ với bộ phận có trách nhiệm để kịp thời xử lý những vấn đề có liên quan tới vệ sinh chung của công ty.
Nhắc nhở mọi người có ý thức giữ gìn vệ sinh chung.
Trang phục.
Cán bộ nhân viên mặc đồng phục của Công ty trong thời gian làm việc và trong khi giao dịch công tác.
Mặc trang phục gọn gàng, sạch sẽ, bảo quản giữ gìn trang phục được cấp phát.
Đối với nam giới:+ Tóc không được che hết khuôn mặt, che hết tai
+ Tóc không được phủ hết cổ áo
+ Râu và ria mép cần được tỉa gọn gàng
+ Đồng phục gọn gàng, sạch sẽ, phẳng nếp
Đối với nữ giới:+ Tóc không được che hết khuôn mặt
+ Kiểu tóc gọn gàng
+ Đồng phục gọn gàng, phẳng nếp, sạch sẽ
+ Trang điểm nhẹ nhàng
Tác phong.
Tác phong giao tiếp, ứng xử văn minh, lịch sự.
Tư thế đi đứng đàng hoàng, đĩnh đạc, không vội vàng, hấp tấp nhưng cũng không quá chậm chạp.
Nói năng từ tốn, khiêm nhường.
Không để tay trong túi quần trong quá trình giao tiếp.
Trình các giấy tờ lên cấp trên phải đưa bằng hai tay. Cảm ơn cấp trên sau khi nhận ý kiến xem xét, phê duyệt.
Nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ.
Đi lại đóng cửa nhẹ nhàng tránh gây tiếng ồn: Gõ cửa nhẹ nhàng khi vào phòng làm việc.
Khi đi lại trong công ty, không khoác vai, nắm tay nhau, nhìn chằm chằm vàoai hoặc chỉ trỏ vào phòng làm việc.
Gặp chỗ chật chội phải nhường bước, nếu muốn vượt lên phải xin phép.
Nhường đường cho cấp trên và khách: Mỉm cười và cúi đầu chào khi gặp khách.
Không dựa vào tường hay bất kỳ vật gì khi nói chuyện.
Khi làm việc.
Đi làm đúng giờ.
Khi đi làm và tan ca phải dập thẻ, không được dập thẻ hộ.
Chào hỏi mọi người khi đến chỗ làm.
Gửi xe trước khi di chuyển tới địa điểm dập thẻ.
Không ăn sáng hoặc ăn quà vặt trong giờ làm việc.
Liên lạc trước với cán bộ quản lý khi vắng mặt hoặc đi làm muộn.
Không rời chỗ làm việc trong thời gian làm việc trừ trường hợp phải đi giao dịch, công tác trong trường hợp cần thiết.
Không truy cập máy tính của người khác khi chưa được sự đồng ý của chủ nhân.
Không chơi trò chơi điện tử, nghe nhạc trong giờ làm việc. Tuyệt đối không xem các trang web không lành mạnh trên Internet.
Tỏ thái độ không vui vẻ, không biểu lộ vấn đề cá nhân khi làm việc.
Tắt hết thiết bị điện và đặt các thiết bị an toàn vào đúng chỗ quy định.
Chào tạm biệt khi rời khỏi văn phòng.
Trong công việc.
Tuyệt đối phục tùng mệnh lệnh của cấp trên.
Báo cáo, làm rõ kịp thời các thông tin yêu cầu của ban giám đốc, ban kiểm soát.
Cuối giờ ngày hôm trước hoặc đầu giờ ngày kê tiếp, mỗi người lập lịch làm việc trong ngày theo thứ tự thời gian và mức độ ưu tiên.
Thực hiện nghiêm túc và tự giác nội quy, quy định của Công ty.
Nhắc nhở, lôi kéo, thuyết phục người khác cùng thực hiện nội quy, quy định của Công ty.
Nộp báo cáo định kỳ, đột xuất đúng thời gian quy định, đảm bảo chất lượng nội dung và hình thức.
Có ý thức trách nhiệm trong công việc hỗ trợ, phối kết hợp với các cá nhân và
đơn vị khác, mảng khác thực hiện công việc.
Phụ trách đơn vị gương mẫu trong việc thực hiện văn hóa Công ty.
Phê bình, góp ý với cấp dưới, với đồng nghiệp cần tế nhị, có tính chất xây dựng và đúng lúc, đúng chỗ.
Luôn có tinh thần hợp tác và giúp đỡ hết mình cho đồng nghiệp.
V. VĂN HÓA SỬ DỤNG DANH THIẾP
Sử dụng danh thiếp.
Cần chuẩn bị trước một ít danh thiếp để khi mới gặp lần đầu có thể trao được danh thiếp khi tham dự một buổi tiếp khách.
Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng , đồ lưu niệm hoặc có thể dùng để thăm hỏi cảm ơn.
Không được dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn.
Không viết thêm những thông tin trên danh thiếp.
Mẫu danh thiếp được sử dụng thống nhất theo quy định của Công ty.
Cách trao đổi danh thiếp.
Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước.
Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người đối diện.
Đứng lên khi đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp.
Giữ khoảng cách một cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp.
Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất.
Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm.
Sắp xếp lại danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với những người đứng đầu của cả hai nhóm.
Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận và làm cách nào đó để ghi nhớ những người đã gặp.
Chú ý đưa danh thiếp tay trái và nhận bằng tay phải.
Cần chuẩn bị trước một ít danh thiếp để khi mới gặp lần đầu có thể trao được danh thiếp khi tham dự một buổi tiếp khách.
Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng , đồ lưu niệm hoặc có thể dùng để thăm hỏi cảm ơn.
Không được dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn.
Không viết thêm những thông tin trên danh thiếp.
Mẫu danh thiếp được sử dụng thống nhất theo quy định của Công ty.
Cách trao đổi danh thiếp.
Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước.
Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người đối diện.
Đứng lên khi đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp.
Giữ khoảng cách một cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp.
Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất.
Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm.
Sắp xếp lại danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với những người đứng đầu của cả hai nhóm.
Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận và làm cách nào đó để ghi nhớ những người đã gặp.
Chú ý đưa danh thiếp tay trái và nhận bằng tay phải.
VI. VĂN HÓA TRONG GIAO TIẾP ĐIỆN THOẠI
Trả lời không quá ba tiếng chuông.
Khi gọi đi, câu đầu tiên : Chào hỏi+ xưng danh.
Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alo + TIC xin nghe.
Trong khi nói chuyện: nói ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng đến những người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ.
Không tranh cãi qua điện thoại, luôn giữ thái độ bình tĩnh.
Giọng nói lịch sự, lắng nghe lời người khác nói, nói rõ ràng, rành mạch để người khác có thể hiểu được ý mình định nói.
Không cắt ngang giữa chừng câu nói của người khác ngay cả khi đã biết người đang nói chuyện với mình định nói gì trước.
Nếu khách gọi đến, khi trao đổi xong hãy để khách cúp máy trước. Nếu gọi đi, khi trao đổi cần chào và xin phép được cúp máy.
Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cảm ơn, đặt máy nhẹ nhàng.
Đặt chuông điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông không làm ảnh hưởng đến người xung quanh (đặc biệt là đối với điện thoại di động).
Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể.
Chuẩn bị sẵn giấy bút để ghi chép khi có điện thoại gọi đến để ghi chép cụ thể các nội dung cần trao đổi tránh mất thời gian chờ đợi và lãng phí tiền của khách hàng. Cầm sẵn bút ở tay thuận của mình, chuẩn bị nội dung nói chuyện trước khi gọi điện để ngắn gọn và đủ ý.
Khi gọi đi, câu đầu tiên : Chào hỏi+ xưng danh.
Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alo + TIC xin nghe.
Trong khi nói chuyện: nói ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng đến những người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ.
Không tranh cãi qua điện thoại, luôn giữ thái độ bình tĩnh.
Giọng nói lịch sự, lắng nghe lời người khác nói, nói rõ ràng, rành mạch để người khác có thể hiểu được ý mình định nói.
Không cắt ngang giữa chừng câu nói của người khác ngay cả khi đã biết người đang nói chuyện với mình định nói gì trước.
Nếu khách gọi đến, khi trao đổi xong hãy để khách cúp máy trước. Nếu gọi đi, khi trao đổi cần chào và xin phép được cúp máy.
Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cảm ơn, đặt máy nhẹ nhàng.
Đặt chuông điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông không làm ảnh hưởng đến người xung quanh (đặc biệt là đối với điện thoại di động).
Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể.
Chuẩn bị sẵn giấy bút để ghi chép khi có điện thoại gọi đến để ghi chép cụ thể các nội dung cần trao đổi tránh mất thời gian chờ đợi và lãng phí tiền của khách hàng. Cầm sẵn bút ở tay thuận của mình, chuẩn bị nội dung nói chuyện trước khi gọi điện để ngắn gọn và đủ ý.
VII. VĂN HÓA SỬ DỤNG EMAIL
Viết Email có bố cục đầy đủ bao gồm:+ Phần tiêu đề: Thể hiện ngắn gọn vấn đề cần truyền đạt, là nội dung khái quát cho toàn email.
+ Phần chào hỏi: thể hiện sự tôn trọng với người nhận email, thể hiện phép lịch sự. Ví dụ: Kính gửi anh/chị….! Dear anh/ chị…!, Xin chào anh/chị..., Thân gửi anh/chị…Nên thống nhất ngôn ngữ, đã là ngoại ngữ thì tất cả phải là ngoại ngữ, khi sử dụng tiếng Việt thì phải tôn trọng ngữ pháp tiếng mẹ đẻ.
+ Phần nội dung và file đính kèm: Nội dung email cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn theo từng ý muốn trình bày, trong mỗi đoạn nên giới hạn một vài câu. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì nên trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề. Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp, chữ viết hoa trước khi gửi thể hiện sự tôn trọng, nghiêm túc khi gửi email.
+ Phần kết thúc: Cuối mail có câu kết và cảm ơn họ đã quan tâm hoặc dành thời
gian đọc mail, đồng thời mong sự phản hồi từ người nhận. Kết thúc email bằng một câu chào hay lời chúc tùy thuộc vào nội dung email và người nhận. Ví dụ: “Thanks” hoặc “Thanks and Regards”, “Your faithfully”,“Trân trọng”,“Thân mến”, “Chúc bạn một ngày tốt đẹp”…
Nên sử dụng chữ ký điện tử cuối email: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người nhận mail trong việc phản hồi. Thường nội dung chữ ký kết thúc email bao gồm tên, chức vụ và các thông tin liên lạc như địa chỉ email, số điện thoại (kể cả email, skypy và số điện thoại nội bộ), fax, địa chỉ cơ quan.
Trả lời email: Thể hiện phép lịch sự trong giao tiếp email, đặc biệt là sự tôn trọng của Cấp dưới đối với cấp trên. Khi nhận được email mà chưa có thời gian trả lời ngay, hãy gửi một email phản hồi thông báo về việc đã nhận được email và thông báo sẽ trả lời một cách chính thức trong thời gian sớm nhất. Khi không thể check mail trong một ngày hay nhiều hơn, nên thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động.
Sử dụng đúng vai trò của người nhận trong phần gửi thư: To, Cc và Bcc:+ To: Thể hiện người nhận thư trực tiếp, là người đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ người nhận.
+ Cc: Thể hiện người cùng nhận thông tin. Người thuộc diện này không cần thiết phải trả lời hoặc xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
+ Bcc: Thể hiện người cùng nhận thông tin một cách bí mật. Người thuộc diện này không cần thiết phải trả lời hoặc xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
- Tạo email có sức thuyết phục và tạo điểm nhấn của thư bằng cách sử dụng các biểu hiện như: Cỡ chữ/font chữ/Màu chữ…
- Thứ tự trả lời email: Thư nào có tính cấp thiết thì phải phản hồi trước. Ngoài ra nên phân định thứ tự ưu tiên: đối tác, lãnh đạo công ty, nhân viên ngang cấp.
+ Phần chào hỏi: thể hiện sự tôn trọng với người nhận email, thể hiện phép lịch sự. Ví dụ: Kính gửi anh/chị….! Dear anh/ chị…!, Xin chào anh/chị..., Thân gửi anh/chị…Nên thống nhất ngôn ngữ, đã là ngoại ngữ thì tất cả phải là ngoại ngữ, khi sử dụng tiếng Việt thì phải tôn trọng ngữ pháp tiếng mẹ đẻ.
+ Phần nội dung và file đính kèm: Nội dung email cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn theo từng ý muốn trình bày, trong mỗi đoạn nên giới hạn một vài câu. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì nên trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề. Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp, chữ viết hoa trước khi gửi thể hiện sự tôn trọng, nghiêm túc khi gửi email.
+ Phần kết thúc: Cuối mail có câu kết và cảm ơn họ đã quan tâm hoặc dành thời
gian đọc mail, đồng thời mong sự phản hồi từ người nhận. Kết thúc email bằng một câu chào hay lời chúc tùy thuộc vào nội dung email và người nhận. Ví dụ: “Thanks” hoặc “Thanks and Regards”, “Your faithfully”,“Trân trọng”,“Thân mến”, “Chúc bạn một ngày tốt đẹp”…
Nên sử dụng chữ ký điện tử cuối email: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người nhận mail trong việc phản hồi. Thường nội dung chữ ký kết thúc email bao gồm tên, chức vụ và các thông tin liên lạc như địa chỉ email, số điện thoại (kể cả email, skypy và số điện thoại nội bộ), fax, địa chỉ cơ quan.
Trả lời email: Thể hiện phép lịch sự trong giao tiếp email, đặc biệt là sự tôn trọng của Cấp dưới đối với cấp trên. Khi nhận được email mà chưa có thời gian trả lời ngay, hãy gửi một email phản hồi thông báo về việc đã nhận được email và thông báo sẽ trả lời một cách chính thức trong thời gian sớm nhất. Khi không thể check mail trong một ngày hay nhiều hơn, nên thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động.
Sử dụng đúng vai trò của người nhận trong phần gửi thư: To, Cc và Bcc:+ To: Thể hiện người nhận thư trực tiếp, là người đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ người nhận.
+ Cc: Thể hiện người cùng nhận thông tin. Người thuộc diện này không cần thiết phải trả lời hoặc xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
+ Bcc: Thể hiện người cùng nhận thông tin một cách bí mật. Người thuộc diện này không cần thiết phải trả lời hoặc xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
- Tạo email có sức thuyết phục và tạo điểm nhấn của thư bằng cách sử dụng các biểu hiện như: Cỡ chữ/font chữ/Màu chữ…
- Thứ tự trả lời email: Thư nào có tính cấp thiết thì phải phản hồi trước. Ngoài ra nên phân định thứ tự ưu tiên: đối tác, lãnh đạo công ty, nhân viên ngang cấp.
VIII. VĂN HÓA HỘI HỌP
Văn hóa lãnh đạo.Cuộc họp định kỳ hàng tháng là sự lãnh đạo cao nhất trong tháng cho mọi hoạt động của Công ty. Người lãnh đạo phải:
Xây dựng và tổ chức thực hiện thành công các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
Trao cho cấp dưới chức năng, nhiệm vụ rõ ràng.
Gương mẫu thực hiện văn hóa Công ty.
Tạo môi trường làm việc tin cậy, cởi mở và hợp tác.
Quan tâm, hướng dẫn, hỗ trợ cấp dưới. Có sự khích lệ cán bộ nhân viên kịp thời, khen thưởng, kỷ luật thỏa đáng, công bằng.
Nghi thức cuộc họp.
Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
Trong trường hợp vì lí do chính đáng không thể tham dự được cuộc họp hoặc đến muộn giờ phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp bắt đầu.
Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi
Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
Để điện thoại ở chế độ rung để không ảnh hưởng tới những người xung quanh.
Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, chỉ nghe điện thoại khi thỏa mãn hai điều kiện: người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu mà không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp. Thời gian giãn đoạn của cuộc họp tối đa là 5 phút.
Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên máy điện thoại…
Tôn trọng ý kiến của người khác, phải thể hiện thái độ tích cực, tinh thần xây dựng trong khi họp.
Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình.
Tránh ngắt lời người khác.
Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi phát biểu.
Chỗ ngồi trong buổi họp.Trong các cuộc họp có đối tác:
Lãnh đạo cấp cao của Công ty ngồi ghế chủ đạo.
Đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo Công ty.
Người quan trọng thứ hai của Công ty ngồi phía tay phải của lãnh đạo Công ty.
Các vị trí sắp xếp tiếp theo theo thứ tự.
Xây dựng và tổ chức thực hiện thành công các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
Trao cho cấp dưới chức năng, nhiệm vụ rõ ràng.
Gương mẫu thực hiện văn hóa Công ty.
Tạo môi trường làm việc tin cậy, cởi mở và hợp tác.
Quan tâm, hướng dẫn, hỗ trợ cấp dưới. Có sự khích lệ cán bộ nhân viên kịp thời, khen thưởng, kỷ luật thỏa đáng, công bằng.
Nghi thức cuộc họp.
Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
Trong trường hợp vì lí do chính đáng không thể tham dự được cuộc họp hoặc đến muộn giờ phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp bắt đầu.
Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi
Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
Để điện thoại ở chế độ rung để không ảnh hưởng tới những người xung quanh.
Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, chỉ nghe điện thoại khi thỏa mãn hai điều kiện: người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu mà không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp. Thời gian giãn đoạn của cuộc họp tối đa là 5 phút.
Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên máy điện thoại…
Tôn trọng ý kiến của người khác, phải thể hiện thái độ tích cực, tinh thần xây dựng trong khi họp.
Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình.
Tránh ngắt lời người khác.
Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi phát biểu.
Chỗ ngồi trong buổi họp.Trong các cuộc họp có đối tác:
Lãnh đạo cấp cao của Công ty ngồi ghế chủ đạo.
Đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo Công ty.
Người quan trọng thứ hai của Công ty ngồi phía tay phải của lãnh đạo Công ty.
Các vị trí sắp xếp tiếp theo theo thứ tự.
IX. ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP CỦA CÔNG TY THEO CHUẨN MỰC
Không ngừng nâng cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Tuân thủ kỹ thuật, nội quy, quy định của Công ty và pháp luật của nhà nước.
Có ý thức tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài sản Công ty.
Tận tâm với công việc, khách hàng, đồng nghiệp.
Không mắc các tệ nạn xã hội.
Tuân thủ kỹ thuật, nội quy, quy định của Công ty và pháp luật của nhà nước.
Có ý thức tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài sản Công ty.
Tận tâm với công việc, khách hàng, đồng nghiệp.
Không mắc các tệ nạn xã hội.
X. HOẠT ĐỘNG VĂN HÓA VĂN NGHỆ, THỂ DỤC THỂ THAO, VUI CHƠI VÀ DU LỊCH
Cán bộ nhân viên tham gia tích cực các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao do Công ty tổ chức tạo nét đẹp trong văn hóa Công ty.
Đối với việc đi du lịch, tham quan theo chế độ mà Công ty đã quy định, phải nhiệt thành tham gia và tác phong tuân thủ tinh thần tập thể chung trong công tác tổ chức và thực hiện.
Đối với những ngày lễ chung và ngày nghỉ lễ riêng theo Quy định của Công ty, mỗi cá nhân nên phát huy tinh thần đoàn kết trong công tác tổ chức (nếu có).
Đối với việc đi du lịch, tham quan theo chế độ mà Công ty đã quy định, phải nhiệt thành tham gia và tác phong tuân thủ tinh thần tập thể chung trong công tác tổ chức và thực hiện.
Đối với những ngày lễ chung và ngày nghỉ lễ riêng theo Quy định của Công ty, mỗi cá nhân nên phát huy tinh thần đoàn kết trong công tác tổ chức (nếu có).
XI. VĂN HÓA TRONG VIỆC HIẾU, HỶ, THĂM HỎI, CHÚC MỪNG
Ban công đoàn kết hợp phòng tổ chức hành chính thực hiện thăm hỏi đối với cán bộ nhân viên bị ốm bệnh, đau mệt.
Ban công đoàn kết hợp phòng tổ chức hành chính tổ chức hoạt động chúc mừng sinh nhật nhân viên.
Cán bộ nhân viên trong công ty cưới, đơn vị quản lý trực tiếp có trách nhiệm chia vui.
Người thân cán bộ nhân viên mất, Công ty có trách nhiệm phúng viếng và chia sẻ nỗi buồn cùng gia đình.
Bản thân cán bộ nhân viên mất, Công ty có trách nhiệm cùng gia đình tổ chức tang lễ.
Ban công đoàn kết hợp phòng tổ chức hành chính tổ chức hoạt động chúc mừng sinh nhật nhân viên.
Cán bộ nhân viên trong công ty cưới, đơn vị quản lý trực tiếp có trách nhiệm chia vui.
Người thân cán bộ nhân viên mất, Công ty có trách nhiệm phúng viếng và chia sẻ nỗi buồn cùng gia đình.
Bản thân cán bộ nhân viên mất, Công ty có trách nhiệm cùng gia đình tổ chức tang lễ.
X. VĂN HÓA THAM GIA TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Là một công ty với nhiều sự kiện diễn ra trong năm, thông thường các sự kiện do Phòng tổ chức hành chính đứng ra tổ chức. Khi tham gia sự kiện, toàn thể CBNV cần phải:
Tham gia đầy đủ, đúng giờ, không bỏ về trước.
Tuân thủ quy định của Ban tổ chức.
Hợp tác khuấy động phong trào.
Giúp đỡ đồng nghiệp trong công tác chuẩn bị.
Chung tay để kiến tạo buổi tổ chức thêm sinh động, vui vẻ, ấm cúng và đoàn kết.
Phát huy khả năng của bản thân để có những tiết mục hay nhất.
Tham gia xây dựng ý tưởng trong công tác xây dựng chương trình.
Góp ý chân thành để rút kinh nghiệm về công tác tổ chức cho những sự kiện lần sau.
Tham gia đầy đủ, đúng giờ, không bỏ về trước.
Tuân thủ quy định của Ban tổ chức.
Hợp tác khuấy động phong trào.
Giúp đỡ đồng nghiệp trong công tác chuẩn bị.
Chung tay để kiến tạo buổi tổ chức thêm sinh động, vui vẻ, ấm cúng và đoàn kết.
Phát huy khả năng của bản thân để có những tiết mục hay nhất.
Tham gia xây dựng ý tưởng trong công tác xây dựng chương trình.
Góp ý chân thành để rút kinh nghiệm về công tác tổ chức cho những sự kiện lần sau.
LỜI KẾT
“Văn hóa Công ty Cổ phần Quốc tế - TIC là nền tảng cho sự phát triển và khẳng định thương hiệu, mỗi CBNV cần phải có ý thức thực hiện tốt những nội dung Văn hóa này thì sẽ góp phần tạo nên thành công lớn của Công ty. Khi Công ty đã có văn hóa riêng, tức khi đó Công ty Cổ phần Quốc tế - TIC đã thành công trong việc khẳng định thương hiệu của mình./.
TỔNG GIÁM ĐỐC
TRẦN THANH LƯƠNG
TRẦN THANH LƯƠNG
