CHU TRÌNH PDCA

95 Lượt xem

Các doanh nghiệp Nhật Bản phát triển thần tốc nhờ việc tuân thủ nghiêm ngặt rất nhiều quy tắc. Một trong số đó là Chu trình PDCA. Chu hình PDCA là bí mật đằng sau sự phát triển thần tốc của các doanh nghiệp Nhật Bản.

4 Bước trong chu trình PDCA

PLAN

Giai đoạn đầu tiên của chu trình PDCA đóng vai trò quan trọng, tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình. Việc lập kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ giúp định hướng rõ ràng cho các hoạt động tiếp theo, đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu rủi ro, điều chỉnh phát sinh. Doanh nghiệp áp dụng chu trình PDCA thành công sẽ tối ưu hóa hoạt động và đạt được kết quả tốt hơn.

Các bước trong giai đoạn lập kế hoạch cần được chia nhỏ để xây dựng một kế hoạch hoàn thiện, hạn chế rủi ro và thất bại không mong muốn. Doanh nghiệp cần xác định những yếu tố sau:

Các vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
Mục tiêu cụ thể của kế hoạch.
Các hành động và quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
Nguồn lực cần thiết.

Chu trình PDCA có thể được áp dụng cho nhiều dự án khác nhau. Dù là dự án mới hay dự án cải tiến chất lượng, việc đầu tư vào giai đoạn lập kế hoạch sẽ giúp dự án đi đúng hướng. Lưu ý rằng PDCA là một chu trình lặp lại. Doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh kế hoạch trong quá trình thực hiện, vì vậy việc thường xuyên đánh giá và cập nhật kế hoạch là điều cần thiết để đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu dự án.

Sau khi hoàn tất kế hoạch, giai đoạn tiếp theo là "Do" – thực hiện. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần áp dụng những gì đã được lên kế hoạch. Tuy nhiên, sẽ có những yếu tố không lường trước được, vì vậy, một chiến lược hợp lý là thử nghiệm kế hoạch ở quy mô nhỏ và trong môi trường kiểm soát trước khi mở rộng.

Tiêu chuẩn hóa quy trình sẽ giúp việc thực hiện suôn sẻ hơn, đảm bảo mỗi người tham gia đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Một số câu hỏi cần được xem xét trong giai đoạn này:

Ai sẽ tiến hành thử nghiệm giải pháp?
Làm thế nào để thực hiện thử nghiệm ở quy mô nhỏ?
Doanh nghiệp dự định thu thập dữ liệu như thế nào?

CHECK

Giai đoạn kiểm tra là một trong những bước quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Để đảm bảo kế hoạch đạt hiệu quả và tránh sai sót tái diễn, doanh nghiệp cần kiểm tra kết quả thực hiện kế hoạch, xem xét liệu những biện pháp đã thực hiện có mang lại kết quả như mong đợi hay không.

Giai đoạn này giúp xác định các điểm yếu trong quy trình và tìm cách loại bỏ chúng. Nếu xảy ra sự cố, cần phân tích nguyên nhân gốc rễ để đưa ra giải pháp hiệu quả. Các câu hỏi quan trọng cần trả lời ở giai đoạn này gồm:

Các thử nghiệm giải pháp có đạt được kết quả như mong muốn không?
Điều gì không diễn ra như kế hoạch?
Có đủ dữ liệu để đánh giá giải pháp đúng cách không?
Thử nghiệm quy mô nhỏ có thể mở rộng ra quy mô lớn hơn không?
Có giải pháp nào tốt hơn không?

ACT

Giai đoạn này quyết định xem giải pháp có thực sự thành công hay không và làm thế nào để triển khai nó rộng rãi trong toàn bộ tổ chức để cải thiện quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Sau khi xác định, kiểm tra và giải quyết các vấn đề, doanh nghiệp có thể thực hiện các hành động khắc phục để áp dụng toàn bộ kế hoạch.

Toàn bộ chu trình PDCA là một vòng lặp. Sau khi giải pháp được triển khai, doanh nghiệp có thể quay lại từ giai đoạn lập kế hoạch để xác định những cơ hội cải tiến khác, nâng cao hiệu quả công ty và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Các câu hỏi cần xem xét bao gồm: